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Zum Inhalt springenProzessautomatisierung mit KI und n8n
webAION aus Lauenburg automatisiert wiederkehrende Abläufe mit KI und n8n: Anfragen einordnen, Belege für die Buchhaltung vorbereiten, Mails vorsortieren, Berichte verschicken. n8n läuft auf einem Server in Deutschland, ein Mensch gibt frei, was nach außen geht. Der KI-Kickstart mit bis zu 3 Automationen kostet 1.490 €, die laufende Pflege 300 € im Monat.
Drei typische Sätze aus dem Alltag kleiner Betriebe. Hinter jedem steckt ein Ablauf, der immer gleich läuft.
Jeden Montag dieselbe Liste.
Zahlen aus drei Programmen werden von Hand in eine Tabelle kopiert, jede Woche gleich. Das lässt sich als Mail mit den wenigen Kennzahlen schicken, die wirklich gebraucht werden.
Belege abtippen kostet Abende.
Rechnungen kommen per Mail, als Foto oder auf Papier. Betrag, Datum und Lieferant lassen sich auslesen und für die Buchhaltung vorbereiten.
Anfragen gehen im Postfach unter.
Eine Anfrage wird eingeordnet, landet beim richtigen Menschen, und der Absender bekommt eine Bestätigung. Nachfassen bleibt Ihre Entscheidung.
Beispiel Buchhaltung, vereinfacht. Die KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Welche Programme beteiligt sind, hängt von Ihrer Software ab.
Eingang
Rechnung als PDF oder Foto, im gewohnten Postfach.
KI
Betrag, Datum, Lieferant und Steuersatz werden erkannt und vorsortiert.
Mensch
Sie sehen den Vorschlag und bestätigen. Ohne Freigabe geht nichts weiter.
Ablage
Der Beleg liegt mit den Angaben dort, wo Ihre Steuerberatung ihn erwartet.
Werkzeuge und Grenzen in der Buchhaltung: Ratgeber mit fünf Programmen im Test.
KI in der BuchhaltungFaustregel: Sobald eine Aufgabe wiederkehrend, regelbasiert und jede Woche Stunden kostet, lohnt sich ein Blick.
Formular oder Mail wird nach Anliegen sortiert, an die richtige Person weitergegeben, der Absender bekommt eine Bestätigung.
Rechnungen auslesen und für die Buchhaltung vorbereiten. Die Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Eingang einordnen, Markierungen setzen, bei Anfragen einen Antwortentwurf anlegen, den Sie selbst absenden.
Kennzahlen aus den Programmen, die Sie ohnehin nutzen, einmal pro Woche als kurze Mail. Kein Dashboard, kein Login.
Was in zwei Programmen gepflegt wird, gleicht n8n regelmäßig ab: Kundenstamm, Stunden, Rechnungen. Weniger Doppeleingaben.
Bestätigungen und Erinnerungen laufen von selbst, angebunden an Ihren Kalender.
Kundenfälle zu KI werden genannt, sobald es sie mit Freigabe gibt. Bis dahin zeigt webAION, was im eigenen Betrieb läuft.
Automatisiert wird nur, was webAION im eigenen Betrieb selbst so betreibt.
Zur Transparenz-SeiteJedes Paket steht vor dem Start schriftlich fest. Endpreise, keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Erste Automationen, eingerichtet und getestet
1.490 €einmalig
Endpreis
Mehrere Abläufe mit Anbindung an Ihre Software
2.490 €einmalig
Endpreis
Laufende Pflege Ihrer Abläufe
300 €im Monat
Laufzeit 3 Monate, danach monatlich kündbarEndpreis
Welche Daten an welches Modell gehen
Ruft ein Schritt ein Cloud-Modell auf, gehen die Daten dieses Schritts an den Anbieter. Das wird vorher festgelegt und steht im Angebot. Sensible Schritte rechnen mit offenen Modellen auf einem eigenen Server: KI selbst hosten.
Ist noch unklar, was sich lohnt, beginnt es mit dem KI-Audit für 490 €.
Welche Abläufe kosten Zeit, welche Programme sind beteiligt?
Schriftlich: welche Abläufe, welcher Preis, welche Daten an welches Modell.
Gebaut und mit Ihren echten Fällen getestet.
Dokumentation, Einweisung, Abläufe als Export.
Auf Wunsch im Abo, wenn sich Programme ändern.
Im Gespräch wird offen gesagt, wo sich der Aufwand rechnet, und wo nicht.
Der KI-Kickstart richtet bis zu 3 Automationen ein und kostet 1.490 €. Der KI-Sprint mit 4 bis 5 Automationen und leichter Software-Anbindung kostet 2.490 €. Die laufende Pflege kostet 300 € im Monat, 3 Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Ist noch unklar, was sich lohnt, ist das KI-Audit für 490 € der Einstieg. Endpreise, keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmer nach § 19 UStG).
Gut geeignet sind Aufgaben, die immer gleich ablaufen und digital vorliegen: Anfragen einordnen, Belege auslesen, Mails vorsortieren, Berichte zusammenstellen, Daten zwischen Programmen abgleichen. Nicht geeignet sind Entscheidungen, die ein Urteil brauchen, Aufgaben, die selten vorkommen, und alles, was ohne Prüfung verbindlich nach außen gehen würde.
Nein. Die Abläufe werden so gebaut, dass die KI vorschlägt und ein Mensch freigibt, was nach außen geht: eine Antwort an Kunden, eine Buchung, eine Zusage. Bestimmte Stichworte oder unsichere Fälle leiten automatisch an einen Menschen weiter. Welche Schritte ohne Freigabe laufen dürfen, wird vorher gemeinsam festgelegt.
n8n läuft auf einem Server in Deutschland oder bei Ihnen. Ruft ein Schritt ein Cloud-Modell auf, gehen die Daten dieses Schritts an den Anbieter; welche das sind, steht vorher im Angebot. Sollen Daten das Haus gar nicht verlassen, rechnen offene Modelle auf einem eigenen Server. Hinweis, keine Rechtsberatung.
Teilweise. Belege lassen sich auslesen, vorsortieren und für die Buchhaltung vorbereiten, Rechnungen lassen sich Zahlungen zuordnen. Die buchhalterische Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung, und jede Buchung prüft ein Mensch. Welche Programme dafür in Frage kommen, steht im Ratgeber zur KI in der Buchhaltung.
Schnittstellen ändern sich, und dann kann ein Ablauf still stehen bleiben. Im Digital-Autopilot für 300 € im Monat werden die Abläufe gepflegt und überwacht, 3 Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar. Ohne Abo bekommen Sie Dokumentation und Export, damit jemand im Betrieb oder ein Dienstleister die Abläufe warten kann.
n8n verbindet die Programme und führt die Schritte aus; KI-Modelle übernehmen einzelne Schritte darin. n8n lässt sich auf einem eigenen Server betreiben, und ein ganzer Ablauf zählt als eine Ausführung. Für sehr einfache Abläufe kann ein Cloud-Dienst reichen. Der Vergleich der drei Werkzeuge steht auf der Seite zur n8n-Agentur.
Anrufe annehmen, wenn niemand kann, Rückruf durch Ihr Team. Preis nach Gespräch.
Einstieg KI-Audit 490 €
Ratgeber: fünf Programme im Test, Belege und Rechnungen.
Ratgeber: welche Abläufe sich eignen und wie man anfängt.
Beschreiben Sie den Ablauf, der jede Woche Zeit kostet, in einem Satz. Sie bekommen eine Antwort mit einem konkreten nächsten Schritt.
